Nomina:
Es una la lista conformada por el
conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que
éstos le prestan al patrono.
Es el instrumento que permite de
una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a
los trabajadores, así como proporcionar información contable
y estadística,
tanto para la empresa como
para el ente encargado de regular las relaciones laborales.
La nómina se
encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo,
en relación al servicio que
deba prestarse y a la remuneración, los cuales se regirán por las
siguientes normas:
- El trabajador estará obligado a desempeñar
los servicios que sean compatibles con sus fuerzas,
aptitudes, estado o
condición, y que sean del mismo género de
los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el patrono; y
- La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y
magnitud de los servicios y no podrá ser inferior al salario mínimo
ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza en la región y en
la propia empresa.
Estos detalles ayudan a
determinar fácilmente la prestación del servicio y remuneración en
aquellos contratos de trabajo donde
no hubiese estipulación expresa, situación que se presenta frecuentemente.
Diseño de
Nóminas
De acuerdo a la magnitud de la empresa,
se debe diseñar el modelo de
la nómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente de una compañía a otra,
sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos,
determinados por la necesidad de la empresa.
Tipos de Nóminas
Según su Presentación:
Nómina Manual:
Se elabora por cálculos enteramente manuales,
usadas en empresas pequeñas
o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseñados,
por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.
o Formularios
de entrada y codificación.
o Reportes
del sistema.
o Operación
del sistema.
o Archivos
del sistema.
o Programas
del sistema.
Diseños de perforación o
tabulación.
Según la Forma de Pago:
Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria,
cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
Quincenal: Para empleados cuyo
lapso de pago está establecido en ese tiempo.
Nómina Computarizada: Se elabora
a través de un computador,
el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular
automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en
el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente
tipo de información:
- Según el Tipo de Personal:
- Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y
alta gerencia.
(nómina confidencial).
- Nómina de Empleados: Para el resto del personal
empleado.
- Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su
vez puede ser dividida, para efectos de costo,
en personal de producción y
personal de mantenimiento.
Partes de
la Nómina
Asignaciones
|
Deducciones
|
|
|
¿Cómo elaborar la Nómina?
El proceso de
elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago.
Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica
del Trabajo en
el Artículo 150 donde se expresa:
"El trabajador y el patrono
fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una
quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del
patrono alimentación y
vivienda".
A los obreros, su salario se les
paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza
quincenalmente.
El diseño del
formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y
otras características de la empresa,
como si su elaboración se realiza de forma manual o
computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una
técnica y otra.
Normas
del Control Interno
para la Nómina
Las normas de
control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para
la empresa,
que los recursos monetarios
destinados a la administración
de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.
Deben ser aprobadas por personas
autorizadas:
La
contratación de personal.
El salario a pagar
Las
deducciones que se realizarán en nómina.
El expediente de cada trabajador
debe permanecer inaccesible para las personas que:
Horas
extraordinarias y otros pagos especiales.
Preparen la
nómina.
Aprueban
nómina.
Pagan la
nómina.
Deben ser utilizados relojes
marcadores u otros medios que
permitan controlar el tiempo de
trabajo.
En caso de trabajo a destajo,
deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador
pueda ser determinada.
Debe existir separación de funciones:
Entre el personal que controla el
tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
Entre el personal que contrata o
despide y el que elabora la nómina.
6.
Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente
notificados al departamento de nómina.
7.
El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser
aprobado por el jefe del departamento respectivo.
8.
Los cálculos hechos en la nómina deben ser
revisados antes de pagar a los trabajadores.
9.
El pago de la nómina debe ser aprobado por un
funcionario responsable.
10.
Cuando la nómina sea pagada con cheque:
Debe existir una cuenta bancaria
que se utilice sólo con ese objetivo.
La cuenta bancaria de nómina debe
ser conciliada mensualmente por una persona diferente
de la que prepara la nómina y de la que paga.
La persona que realiza la
conciliación, debe recibir directamente el estado de
cuenta bancario.
11.
Cuando la nómina se paga en efectivo:
Debe hacerse un retiro del banco exactamente
por el neto a pagar.
Deben ser tomadas las medidas
necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.
12.
Cada trabajador, al recibir su remuneración debe
firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que
han intervenido en el cálculo.
13.
El pago de la nómina debe ser periódicamente
supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.
14.
Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados
por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe
enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.
15.
Los sueldos no reclamados, deben ser depositados
en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente
pasivo por ese concepto.
16.
El pago posterior de sueldos no reclamados, debe
ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.
17.
Los funcionarios que pagan la nómina deben ser
rotados periódicamente.
18.
La distribución contable
de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al
departamento de nómina.
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